コピー機(複合機)のスキャンのやり方は? 設定方法からトラブル・疑問の解決方法までご紹介

紙の資料のデータ化や、そのデータをパソコンで共有するのに欠かせないのが、コピー機(複合機)のスキャナー機能です。
この便利な機能をいざ使おうとする時、多くの方がスキャンの設定でつまづきます。

当社では、キヤノン、リコー、Fuji(富士)ゼロックスをはじめ、シャープ、コニカミノルタ、京セラに至るまで、スキャン設定のご質問をよくいただきます。

「スキャンができない」「パソコンやフォルダに保存できない」「PDFにする方法は」「スキャンしたら線が入る」などなど…。

実は、スキャンのやり方や設定、トラブルの解決方法は、メーカー毎に大きな違いはありません。
この記事では、コピー機のスキャンの使い方や、設定、トラブルの解決方法をご紹介します。

目次

  1. スキャンのやり方は? 設定の流れをご紹介
  2. スキャンができない 6つの主な原因
  3. お悩み1:スキャンした資料を「PDFにしたい」
  4. お悩み2:スキャンしたデータを「メール送信したい」
  5. お悩み3:スキャンしたデータを「USBに保存したい」
  6. お悩み4:スキャンしたデータを「パソコンに送信できない」
  7. お悩み5:スキャンしたデータが「薄い」
  8. お悩み6:スキャンしたデータに「線が入る、汚れる」
  9. お悩み7:スキャンしたデータが「大きい、重い」
  10. お悩み8:スキャンしたデータが「傾く・斜めになる・曲がる」
  11. お悩み9:スキャンしたデータが「切れる」
  12. お悩み10:スキャンすると「紙が詰まる」
  13. まとめ

スキャンのやり方は? 設定の流れをご紹介

まずはじめに、スキャンの設定方法についてご説明します。

キヤノン、リコー、Fuji(富士)ゼロックス、シャープ、コニカミノルタ、京セラなど、コピー機(複合機)のスキャンの設定方法に、多少の違いはあるものの、全体の流れは変わりません。

設定方法は以下の通りです。

1.パソコンで共有フォルダ(スキャンデータの保存先)を作成する
2.作成した共有フォルダの関連情報(パソコン名・フォルダのパスななど)を確認する
3.コピー機に、共有フォルダの宛先を登録する


共有フォルダの作成方法は、以下のページを参考にすると良いでしょう。

⇒共有フォルダーの作成方法(リコー公式サイト)

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スキャンができない 6つの主な原因

昨日までできたスキャンが、急にできなくなった理由は、以下の6つの原因が考えられます。


・ルーターを入れ替えた
・ネットワーク種類が変わった
・スキャンの宛先(IPアドレス)が変更になった
・パソコンのパスワードを変更した
・ネットワーク回線のトラブル
・無線LANの電波が不安定

以下で、一つずつ詳しく解説していきます。

ルーターを入れ替えた


ルーター入れ替えのイメージ

コピー機(複合機)やパソコンをはじめ、社内の様々な機器とネットワーク上で相互接続ができるようにする役割を担うのが「ルーター」です。

この「ルーター」を入れ替えて、別の「ルーター」に変更をしてしまうと、コピー機でスキャンをしても、データが送信できなくなります。
これは、「ルーター」の変更によって、パソコンのIPアドレス(宛先)が変わってしまうからです。
特に「無線ルーター」導入時に発生しやすいので、注意しましょう。

ネットワーク種類が変わった


ネットワーク種類変更のイメージ

Windowsアップデートで、パソコンに新しい更新プログラムがインストールされたタイミングで設定が変わり、スキャンができなくなることがあります。
具体的に言うと、Windowsアップデートの影響で「ネットワーク種類」が「プライベート」から「パブリック」に変わってしまい、スキャンができなくなることがあります。

これが原因の場合は、「ネットワーク種類」を「プライベート」に戻すことで、解消されます。

宛先(IPアドレス)が変更になった


宛先(IPアドレス)が変更のイメージ

コピー機(複合機)と接続しているパソコンのIPアドレス(宛先)が変わると、スキャンができなくなることがあります。
新しいIPアドレスをコピー機に登録し直せばスキャンができるようになりますが、この方法は、根本的な解決策ではありません。

コピー機に登録する宛先は、パソコンのIPアドレスではなく、ホスト名(パソコンの名前)にするようにしましょう。そうすれば、例えIPアドレスが変わってもスキャンができなくなることはありません。

パソコンのパスワードを変更した


パソコンのパスワード変更のイメージ

コピー機(複合機)の設定で、パスワードを入力(パスワード認証)してからスキャンを行うようにしていると、ある条件下でスキャンができなくなることがあります。
それは、コピー機と接続しているパソコンのパスワードを変更した場合です。

この場合は、パソコン側で変更したパスワードをコピー機に登録するとスキャンができるようになります。パスワードの登録は、コピー機の操作パネルで行います。

ネットワーク回線のトラブル


ネットワーク回線のトラブルのイメージ

社内ネットワークにトラブルや障害が発生していると、スキャンができなくなります。
同時に印刷もできなかったり、インターネットにも接続できない事象も発生します。

このようなケースは、社内のネットワーク管理者などに連絡して、対応してもらいましょう。

無線LANの電波が不安定


無線LANの電波が不安定なイメージ

無線LANルーターを用いてコピー機(複合機)を接続している場合、電波が不安定になると、スキャンができなくなることがあります。
時間を置いても症状が解消されない場合は、無線LAN環境の見直しが必要になります。
無線LANルーターの設置場所の変更や、ルーターの性能が不足している可能性も考えられますので、ルーターの買い替えなどを検討する必要があります。

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お悩み1:スキャンした資料を「PDFにしたい」


スキャンした資料を「PDFにしたい」

紙の資料をデータで共有する方法として一般的なのが「PDF」化です。
紙の資料をコピ―機(複合機)でスキャンして、「PDF」へデータ化。そのPDFを社内の共有フォルダに保存して、データを共有します。
PDFは、ほとんどのパソコンに入っている「Adobe Acrobat Reader(アドビ アクロバット リーダー)」というソフトで開いて、確認することが可能です。
スキャンした資料をPDFにする方法を以下でご案内します。

PDFにする方法

スキャンした資料をPDFにする設定の流れは以下の通りです。
パソコンまたは社内サーバー(ファイルサーバーなど)に、スキャンデータの保存先となる共有フォルダを作成する
作成した共有フォルダの宛先(ホスト名やIPアドレス)を確認する
コピー機に共有フォルダの宛先を登録する
コピー機のスキャン画面でフォーマットを「PDF」にする

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お悩み2:スキャンしたデータを「メール送信したい」


スキャンしたデータを「メール送信したい」

「スキャンしたデータを、外出先のスタッフとすぐに共有したい。」

そんなシーンで役立つのが、スキャンデータのE-mail送信機能です。

コピー機(複合機)でスキャンしたデータを添付して、指定のメールアドレスに送信できます。この一連の作業をコピー機だけで完結できます。

スキャンデータをメール送信する方法を以下でご案内します。

メール送信する方法

スキャンデータのメール送信について、設定の流れは以下の通りです。
社内のネットワーク管理者に確認し、メール送信サーバー(SMTP)の情報を用意する(SMTP情報例:smtp.gmail.com)
ユーザー名(メールアドレス)とパスワード(メールパスワード)を用意する
上記「1.」と「2.」の情報をコピー機のネットワーク設定画面に登録する。(※設定画面の名称は、メーカーや機種よって異なります)

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スキャンしたデータを「USBに保存したい」


スキャンしたデータを「USBに保存したい」

コピー機(複合機)でスキャンしたデータを、直接USBメモリーに保存できることをご存知ですか。
最近のコピー機は、USBメモリーを直接挿して、データを保存したり、コピー機に読み込ませたりできるようになっています。

スキャンしたデータをUSBメモリーに保存する方法を以下でご案内します。

USBに保存する方法

スキャンをして、PDFやJPEG(画像データ)に変換したデータを、USBメモリーに保存する方法は以下の通りです。

1.コピー機にUSBメモリーを挿す
2.コピー機の操作パネルでスキャン画面を開く
3.「USBメモリスキャン機能を使用する」ボタンをタップする(※ボタンの名称は、メーカーや機種よって異なります)

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スキャンしたデータを「パソコンに送信できない」


スキャンしたデータを「パソコンに送信できない」

コピー機(複合機)でスキャンしたデータを、「パソコンや共有フォルダに送信できない」。
この場合、主に以下の原因が考えられます。

1.ルーターを入れ替えた
2.パソコンの更新で、ネットワーク種類が変わってしまった

続いて、解決方法をご案内します。

「パソコンに送信できない」時の解決方法

スキャンしたデータが「パソコンに送信できない」時の解決方法は以下の通りです。

1.ルーターを入れ替えた

上記が原因の場合は、新しいルーターの環境に合わせて、コピー機のネットワーク設定をやり直す必要があります。
前述でご紹介した設定方法を参考にして、スキャンの再設定を行いましょう。

2.ネットワーク種類が変わってしまった

上記が原因の場合は、ネットワーク種類を「パブリック」から「プライベート」に戻すことで解決します。 Windows10の場合は、「コントロールパネル⇒ネットワークとインターネット⇒ネットワークと共有センター」より、ネットワーク種類を変更することができます。

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スキャンしたデータが「薄い」

コピー機(複合機)でスキャンしたデータが、「薄い」。
この場合、主に以下の原因が考えられます。

1.コピー機側で設定する原稿の種類が誤っている
2.読み取りの解像度が低い

続いて、解決方法をご案内します。

データが「薄い」時の解決方法

スキャンしたデータが「薄い」時の解決方法は以下の通りです。

1.コピー機側で設定する原稿の種類が誤っている
上記が原因の場合は、原稿の種類に合わせて、コピー機で設定を変更してください。
コピー機のスキャナー画面に、原稿の種類を選択する項目がありますので、そこで変更が可能です。

2.読み取りの解像度が低い
読み取りの解像度を上げてスキャンをし直してみましょう。

コピー機のスキャナー画面に、読み取り条件を選択できる項目があります。そこで解像度を変えみましょう。
例えば、現在の解像度が「300dpi」だったら、「400dpi」に変更してスキャンを試してみましょう。

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スキャンしたデータに「線が入る、汚れる」

コピー機(複合機)でスキャンしたデータに、「線が入る」または「汚れている」。
この場合、主に以下の原因が考えられます。

ガラス面に汚れやほこりが付着している
スキャン用ミラーに汚れやほこりが付着している

続いて、解決方法をご案内します。

データに「線が入る」または「汚れている」時の解決方法

スキャンしたデータに「線が入る」または「汚れている」時の解決方法は以下の通りです。

1.ガラス面に汚れやほこりが付着している
上記が原因の場合は、ガラス面を乾いた布で拭くと直ります。

2.スキャン用ミラーに汚れやほこりが付着している

上記が原因の場合は、機械内部に設置されているミラーのクリーニングが必要になります。
ユーザー自身で行うと危険ですので、専門店に修理を依頼して直しましょう。

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スキャンしたデータが「大きい、重い」


スキャンしたデータが「大きい、重い」

コピー機(複合機)でスキャンしたデータのサイズが「大き過ぎて」、送信するには「重い」ことがあります。

この場合、主に以下の原因が考えられます。

スキャンデータの解像度が高過ぎる

続いて、解決方法をご案内します。

データが「大きい、重い」時の解決方法

スキャンしたデータが「大き過ぎて重い」時の解決方法は以下のように2通りあります。

1.読み取りの解像度を下げる

読み取りの解像度を下げてスキャンをし直してみましょう。
コピー機のスキャナー画面に、読み取り条件を選択できる項目があります。そこで解像度を変えみましょう。
例えば、現在の解像度が「600dpi」だったら、「200dpi」に変更してスキャンを試してみましょう。

2.高圧縮PDF機能を使用する

一部のコピー機には、データの読みやすさや見栄えは維持しつつ、PDFのデータサイズだけを小さくできる高圧縮PDFという機能が搭載されいます。搭載しているコピー機であれば、データを1/10の容量まで圧縮できますので、スキャン機能と合わせて活用してみましょう。

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スキャンしたデータが「傾く・斜めになる・曲がる」

コピー機(複合機)でスキャンしたデータが「傾く」、「斜めになる」、「曲がる」ことがあります。

この場合、主に以下の原因が考えられます。

1.自動原稿送り装置(ADF)のローラーが汚れている
2.自動原稿送り装置(ADF)のスキャン確度がずれている
3.自動原稿送り装置(ADF)が浮いている

続いて、解決方法をご案内します。

データが「傾く・斜めになる・曲がる」時の解決方法

スキャンしたデータが「傾いたり」、「斜めになったり」、「曲がったり」する時の解決方法は以下の通りです。
1.自動原稿送り装置(ADF)のローラーが汚れている
上記が原因の場合は、自動原稿送り装置(ADF)内のローラーのクリーニングが必要です。専門店に修理を依頼して直しましょう。

2.自動原稿送り装置(ADF)のスキャン確度がずれている
上記が原因の場合は、自動原稿送り装置(ADF)のスキャン確度の再調整が必要です。専門店に修理を依頼して直しましょう。

3.自動原稿送り装置(ADF)が浮いている
上記が原因の場合は、自動原稿送り装置(ADF)の部品が破損しているので、装置の交換が必要です。専門店に依頼して、自動原稿送り装置を交換してもらいましょう。

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スキャンしたデータが「切れる」

コピー機(複合機)でスキャンしたデータが「見切れて」しまい、不完全なことがあります。
この場合、主に以下の原因が考えられます。

1.スキャン設定の原稿のサイズが合っていない
2.自動原稿送り装置(ADF)のスキャンの読み取り位置が合ってない
3.自動原稿送り装置(ADF)が浮いている

続いて、解決方法をご案内します。

データが「切れた」時の解決方法

スキャンしたデータが「見切れていた」時の解決方法は以下の通りです。

1.スキャン設定の原稿のサイズが合っていない

上記が原因の場合は、コピー機の操作パネルからスキャナー画面を呼び出して、セットしている原稿サイズと設定を合わせましょう。
もし、「B5原稿をA4サイズに拡大」といったように、変倍機能を利用してスキャンをする場合は、下記の「縮尺率表」を参考にして試してみましょう。


スキャン設定の原稿のサイズ

2.自動原稿送り装置(ADF)のスキャンの読み取り位置が合ってない
上記が原因の場合は、自動原稿送り装置(ADF)のシステム調整が必要になります。専門店に修理を依頼をして直しましょう。

3.自動原稿送り装置(ADF)が浮いている
上記が原因の場合は、自動原稿送り装置(ADF)の部品が破損しているので、装置の交換が必要です。専門店に依頼して、自動原稿送り装置を交換してもらいましょう。

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スキャンすると「紙が詰まる」

コピー機(複合機)でスキャンをすると、「紙が詰まる」ことがあります。

この場合、主に以下の原因が考えられます。

1.自動原稿送り装置(ADF)のローラーの汚れているまたは劣化している
2.自動原稿送り装置(ADF)の用紙検知センサーなどの故障b>

続いて、解決方法をご案内します。

「紙が詰まる」時の解決方法

スキャンをして「紙が詰まった」時の解決方法は以下の通りです。

1.自動原稿送り装置(ADF)のローラーが汚れているまたは劣化している
上記が原因の場合は、自動原稿送り装置(ADF)のローラーのクリーニングまたは交換が必要です。専門店に修理を依頼して直しましょう。

2.自動原稿送り装置(ADF)の用紙検知センサーなどの故障
上記が原因の場合は、自動原稿送り装置(ADF)の部品が破損しているので、装置の交換が必要です。専門店に依頼して、自動原稿送り装置を交換してもらいましょう。

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まとめ

いかがでしたでしょうか。

スキャンのトラブルは、設定ミスが原因だけではなく、機械の不具合で発生することがあります。その場合は、速やかに販売店や修理会社へ連絡をしましょう。

また、スキャンのトラブルは、コピー機以外の周辺機器やネットワーク環境が原因で発生することもあり、一筋縄ではいかなこともあります。 原因を特定するためにも、コピー機の販売店や修理会社に一度問い合わせてみてもよいでしょう。




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