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【2018年更新】複合機(コピー機)の保守サービスとは? 契約内容や料金、注意点を総まとめ

会社で複合機(コピー機)を導入する時、販売店から「保守サービス」の契約の有無を迫られます。


果たして、保守サービスは契約した方が良いのでしょうか。


今回の記事では、「トナーは補充してくれるの?」「故障して、部品交換が必要な修理の時、費用は別で掛かるの?」といったサービス内容や業界の料金相場、契約が必要になる目安を説明します。

目次

  1. 保守サービスとは
  2. 保守サービスを契約する理由
  3. 保守サービスの種類

  4. 保守サービスのメーカー毎の違い

  5. 保守サービスの料金相場

  6. 保守サービスの契約が必要になる目安

  7. 保守サービスの契約方法やタイミング

  8. 保守サービスの注意点

  9. 保守サービスに関するよくある質問

保守サービスとは

定期点検、出張修理、トナーの補充


保守サービスとは、保守料金を支払うことで、複合機(コピー機)のメンテナンスや、故障時にサービスマン(技術員・エンジニア)が出張して機械を修理してくれるサービスです。

主なサービス内容は、以下の3つです。


  • 機械の定期点検
  • 故障時の出張修理
  • トナーの補充


保守サービスを契約すると、都度料金を支払うことなく、上記のサービスを受けることができます。

保守サービスを契約する理由

そもそも、なぜ保守サービスを契約するのでしょうか。

サービスを契約するメリットは、以下のものが挙げられます。


  1. 機械の修理費用が掛からない
  2. トナーを無料で補充してくれるので、都度購入する必要がない
  3. 定期点検をしてくれるので、急な故障が発生し難い
  4. 故障をしても当日修理をしてくれる


中でも「1. 機械の修理費用が掛からない」、「2. 故障をしても当日修理をしてくれる」という2点にメリットを感じて、サービスの契約をする方が多いです 。

豆知識:部品交換が必要になると、修理費用は高額になる

複合機(コピー機)の修理費用は、故障内容によって大きく変動します。

サービスマンを派遣するだけ直る内容であれば、修理費用は2万円も掛かりません。

ただし、部品交換が必要な故障となると、10万円以上の修理費用が掛かることもあります。


例えば、印刷物に目立つ線が入る故障の場合、高額部品である「感光体ドラム」の交換が修理に必要です。

症状が酷い場合は、前述の通り、10万円を超える修理費用が掛かります。


このような不測の事態を考えると、保守サービスを契約するメリットは大きいでしょう。

保守サービスの種類

保守サービス 契約形態比較表

カウンター保守
キットトナー保守
年間保守
スポット保守
機械の定期点検:
無料

実施せず
販売店によって異なる
実施せず
サービスマンの派遣費用
無料
無料
無料
有料
修理の技術料
無料
無料
無料
有料
トナーの補充
無料
有料(高額)
販売店によって異なる
有料
支払い
毎月
トナーが切れる毎
年間
依頼毎

保守サービスの契約形態は、主に4種類あります。

「カウンター保守」「キットトナー保守」「年間保守」「スポット保守(修理)」となります。


4種類の中から好きな保守契約を選べるわけではなく、販売店や機械によって、契約形態は決まっています。


業界で最も採用されている契約形態は「カウンター保守」です。

実情は、複合機で保守サービスを利用する場合、「カウンター保守」の契約形態しかないと考えても良いでしょう。

カウンター保守

モノクロ印刷、カラー印刷それぞれに1枚あたりの単価設定がなされ、印刷枚数に応じた保守料金を毎月支払い、保守サービスが受けられる契約形態です。

カラーの方が、印刷単価が高くなります。

キットトナー保守

専用トナーを購入することで、保守サービスが受けられる契約形態です。

トナーを使用している期間のみ、故障時の修理サービスを無料で受けられます。

修理費用が含まれたトナーを購入すると考えるとイメージしやすいでしょう。

ちなみに専用トナーは、メーカーや正規代理店からしか購入できない上、汎用品のトナーは使えません。

年間保守

年間契約の保守料金を支払うことで、保守サービスが受けられるサービスです。

年間保守サービスは、現在ほとんど業界に存在しない契約形態です。

販売店が独自に設計しているものも多く、メリットがほとんどない、業界でも評判が良くない契約形態です。

スポット保守(修理)

スポット保守とは、販売店と定期契約を結ばず、機械の故障時に依頼を受け、都度修理サービスを提供する契約形態です。

スポット修理とも言われることも多く、厳密には、一般的な保守サービスの枠組みから外れるサービスとなります。

保守サービスのメーカー毎の違い

複合機(コピー機)は、メーカー毎に保守サービスの内容は変わるのか、気になる方も多いのではないでしょうか。


サービス内容は、細かな違いはあるものの、どのメーカーを選んでも原則変わりはありません。

サービス内容は、以下の通りです。


  • 機械の定期点検
  • 故障時の出張修理
  • トナーの補充


メーカー代理店が保守サービスを提供する場合は、内容に違いあり

保守サービスは、直接メーカーが提供する場合と、メーカーより技術供与を受けた代理店が実施する場合があります。


メーカー提供の保守は、サービス内容にほとんど違いはありませんが、代理店が提供するサービスは、独自に設計した内容になっているため、違いがあります。


具体的には、「修理依頼に応じられる時間帯」、「メンテナンスの回数」、「トナーを補充するタイミング」の違いが大きいです。


代理店が保守サービスを提供する場合は、上記の点について質問すると、他店との比較がしやすいでしょう。

保守サービスの料金相場

保守サービスの料金相場


業界で最も多い契約形態「カウンター保守」の料金相場をご紹介します。

保守料金は、「新品をリースで導入」した場合と「中古を一括で購入」した場合で異なります。


それぞれの市場で、各メーカー同一の印刷速度を備える複合機(コピー機)をランダムに抽出して調査を進めました。

新品複合機(コピー機)をリースで導入した場合の保守料金

一般的に複合機の印刷速度が速くなると、保守料金の単価は安くなると言われていますが、最新の調査では、その傾向は見られませんでした。

新品複合機 カウンター保守の料金表
機械の印刷速度
20~29枚
30~39枚
40~49枚

カウンター保守料金

コピー単価

モノクロ
カラー
モノクロ
カラー
モノクロ
カラー
1~3円
9~15円
1~2円
8~15円
1~2円
10~15円
月間推奨印刷枚数
少(2,000枚未満)
中(5,000枚未満)

多(8,000枚未満)

関連記事:【2018年保存版】コピー機(複合機) 「中古を購入」と「新品をリース」はどっちがお得?料金比較を大公開

中古複合機(コピー機)を購入した場合の保守料金

中古複合機を購入して、保守サービスを契約すると、新品をリースで導入した時と比べて、保守料金の単価が高くなります。相場にして、1.5~2倍程度となります。

中古複合機 カウンター保守の料金表
機械の印刷速度
20~29枚
30~39枚
40~49枚

カウンター保守料金

コピー単価

モノクロ
カラー
モノクロ
カラー
モノクロ
カラー
2.5~3.3円
18~23円
2.5~3.3円
18~23円
2.5~3.3円
18~23円
月間推奨印刷枚数
少(2,000枚未満)
中(5,000枚未満)

多(8,000枚未満)

関連記事:【2018年保存版】コピー機(複合機) 「中古を購入」と「新品をリース」はどっちがお得?料金比較を大公開

保守サービスの契約が必要になる目安

月間印刷枚数「3,000枚」が目安


リースで複合機(コピー機)を導入する場合、保守サービスは必ず契約することになります。


一方、中古で購入した場合は、ユーザーの任意となります。

中古ユーザーは、保守サービスを契約した方が良いのでしょうか?


実は、一つの目安があります。


中古複合機の普及機と言われる「毎分20~30枚程度の速度」を備える機械があります。

このクラスの機械を導入すると想定した場合、「月間3,000枚(一日150枚)」以上印刷するようであれば、保守サービスの契約を推奨しています。


また「毎分40枚以上の速度」を備える中高速機械については、印刷枚数が多くなることが想定されますので、月間印刷枚数に関わらず、保守サービスの契約を推奨しています。

保守サービスの契約方法やタイミング

保守サービスの契約は、複合機(コピー機)を購入するタイミングで一緒に行います。

機械の注文とは別に、専用の契約書を介して行います。

販売店によっては、後から契約することも可能

原則、保守サービスの契約は、購入後にはできませんが、一部の中古販売店では保守サービスのみの契約を受けることがあります。

つまり、購入後や他店で購入した複合機であっても保守サービスを提供するということです。


ただし、購入後に保守サービスを契約する場合は、点検費用や部品交換の費用が発生することを覚えておきましょう。

参考情報:他店購入品でも契約ができる、エーワンの保守サービス

保守サービスの注意点

保守サービスの注意点


保守サービスは、契約形態の違いもあり、さらに各販売店で独自にサービスを設計しているため、サービスの品質が異なります。


そのため、保守料金の安さで決めて契約をしてしまうと、失敗します。

料金が安いが、「サービスマンがメンテナンス(機械の点検)に来ない」、「修理対応が2日後になる」、といったようにサービスの質が悪くなることがあります。


料金だけでなく、サービスの細かい部分まで確認した上で契約をするようにしましょう。

保守サービスに関するよくある質問

最後に、保守サービスに関するよくある質問とその回答をまとめました。

「保守サービスは後から契約できますか?」

一部の中古販売店で契約が可能です。契約前に機械の点検と部品交換が必要になるため、費用が発生することがあります。

参考情報:他店購入品でも契約ができる、エーワンの保守サービス

「保守サービスは必ず契約しないといけませんか?」

リースで新品を導入する場合は、契約が必要です。

一方、中古を購入する場合は、任意になります。

当店の統計によると、中古ユーザーは、保守サービスに契約しない方が多いです。

「保守サービスはいつでも解約できますか?」

リースで複合機を導入した場合は、リース契約が満了するまで解約ができません。

中古の場合は、販売店との契約内容によって変わりますが、一般的にいつでも解約できるケースが多いです。

関連記事:【2018年保存版】コピー機(複合機) 「中古を購入」と「新品をリース」はどっちがお得?料金比較を大公開

「保守サービスを解約したら感光体ドラムを返さないといけませんか?」

リースで導入した複合機は、リース契約満了時に保守サービスを解約すると、感光体ドラムをメーカーに返却する必要があります。一般的に、感光体ドラムはメーカーの所有物となります。


一方、中古で購入した場合は、解約をしてもドラムの返却の必要はありません。


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株式会社エーワン

株式会社エーワン

OA機器の整備、販売、買取を業としています。コピー機(複合機)、ファクス、シュレッダー、印刷機(輪転機)、紙折り機、丁合機の知見が深く、コピー機については保守や修理のサービスまで提供しています。

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