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【2018年更新】複合機(コピー機)の保守サービスとは? 契約内容や料金、注意点を総まとめ

会社で複合機(コピー機)を導入する時、販売店から「保守サービス」の契約の有無を迫られます。


果たして、保守サービスは契約した方が良いのでしょうか。


今回の記事では、「トナーは補充してくれるの?」「故障して、部品交換が必要な修理の時、費用は別で掛かるの?」といったサービス内容や業界の料金相場、契約が必要になる目安を説明します。

目次

  1. 保守サービスとは
  2. 保守サービスを契約する理由
  3. 保守サービスの種類

  4. 保守サービスのメーカー毎の違い

  5. 保守サービスの料金相場

  6. 保守サービスの契約が必要になる目安

  7. 保守サービスの契約方法やタイミング

  8. 保守サービスの注意点

  9. 保守サービスに関するよくある質問

保守サービスとは

定期点検、出張修理、トナーの補充


保守サービスとは、保守料金を支払うことで、複合機(コピー機)のメンテナンスや、故障時にサービスマン(技術員・エンジニア)が出張して機械を修理してくれるサービスです。

主なサービス内容は、以下の3つです。


  • 機械の定期点検
  • 故障時の出張修理
  • トナーの補充


保守サービスを契約すると、都度料金を支払うことなく、上記のサービスを受けることができます。

保守サービスを契約する理由

そもそも、なぜ保守サービスを契約するのでしょうか。

サービスを契約するメリットは、以下のものが挙げられます。


  1. 機械の修理費用が掛からない
  2. トナーを無料で補充してくれるので、都度購入する必要がない
  3. 定期点検をしてくれるので、急な故障が発生し難い
  4. 故障をしても当日修理をしてくれる


中でも「1. 機械の修理費用が掛からない」、「2. 故障をしても当日修理をしてくれる」という2点にメリットを感じて、サービスの契約をする方が多いです 。

豆知識:部品交換が必要になると、修理費用は高額になる

複合機(コピー機)の修理費用は、故障内容によって大きく変動します。

サービスマンを派遣するだけ直る内容であれば、修理費用は2万円も掛かりません。

ただし、部品交換が必要な故障となると、10万円以上の修理費用が掛かることもあります。


例えば、印刷物に目立つ線が入る故障の場合、高額部品である「感光体ドラム」の交換が修理に必要です。

症状が酷い場合は、前述の通り、10万円を超える修理費用が掛かります。


このような不測の事態を考えると、保守サービスを契約するメリットは大きいでしょう。

保守サービスの種類

保守サービス 契約形態比較表

カウンター保守
キットトナー保守
年間保守
スポット保守
機械の定期点検
無料
実施せず
販売店によって異なる
実施せず
サービスマンの派遣費用
無料
無料
無料
有料
修理の技術料
無料
無料
無料
有料
トナーの補充
無料
有料(高額)
販売店によって異なる
有料
支払い
毎月
トナーが切れる毎
年間
依頼毎

保守サービスの契約形態は、主に4種類あります。

「カウンター保守」「キットトナー保守」「年間保守」「スポット保守(修理)」となります。


4種類の中から好きな保守契約を選べるわけではなく、販売店や機械によって、契約形態は決まっています。


業界で最も採用されている契約形態は「カウンター保守」です。

実情は、複合機で保守サービスを利用する場合、「カウンター保守」の契約形態しかないと考えても良いでしょう。

カウンター保守

モノクロ印刷、カラー印刷それぞれに1枚あたりの単価設定がなされ、印刷枚数に応じた保守料金を毎月支払い、保守サービスが受けられる契約形態です。

カラーの方が、印刷単価が高くなります。

キットトナー保守

専用トナーを購入することで、保守サービスが受けられる契約形態です。

トナーを使用している期間のみ、故障時の修理サービスを無料で受けられます。

修理費用が含まれたトナーを購入すると考えるとイメージしやすいでしょう。

ちなみに専用トナーは、メーカーや正規代理店からしか購入できない上、汎用品のトナーは使えません。

年間保守

年間契約の保守料金を支払うことで、保守サービスが受けられるサービスです。

年間保守サービスは、現在ほとんど業界に存在しない契約形態です。

販売店が独自に設計しているものも多く、メリットがほとんどない、業界でも評判が良くない契約形態です。

スポット保守(修理)

スポット保守とは、販売店と定期契約を結ばず、機械の故障時に依頼を受け、都度修理サービスを提供する契約形態です。

スポット修理とも言われることも多く、厳密には、一般的な保守サービスの枠組みから外れるサービスとなります。

関連記事:複合機(コピー機) 保守サービスの契約の種類まとめ​​​​​​​

保守サービスのメーカー毎の違い

複合機(コピー機)は、メーカー毎に保守サービスの内容は変わるのか、気になる方も多いのではないでしょうか。


サービス内容は、細かな違いはあるものの、どのメーカーを選んでも原則変わりはありません。

サービス内容は、以下の通りです。


  • 機械の定期点検
  • 故障時の出張修理
  • トナーの補充


メーカー代理店が保守サービスを提供する場合は、内容に違いあり

保守サービスは、直接メーカーが提供する場合と、メーカーより技術供与を受けた代理店が実施する場合があります。


メーカー提供の保守は、サービス内容にほとんど違いはありませんが、代理店が提供するサービスは、独自に設計した内容になっているため、違いがあります。


具体的には、「修理依頼に応じられる時間帯」、「メンテナンスの回数」、「トナーを補充するタイミング」の違いが大きいです。


代理店が保守サービスを提供する場合は、上記の点について質問すると、他店との比較がしやすいでしょう。

保守サービスの料金相場

保守サービスの料金相場


業界で最も多い契約形態「カウンター保守」の料金相場をご紹介します。

保守料金は、「新品をリースで導入」した場合と「中古を一括で購入」した場合で異なります。


それぞれの市場で、各メーカー同一の印刷速度を備える複合機(コピー機)をランダムに抽出して調査を進めました。

新品複合機(コピー機)をリースで導入した場合の保守料金

一般的に複合機の印刷速度が速くなると、保守料金の単価は安くなると言われていますが、最新の調査では、その傾向は見られませんでした。

新品複合機 カウンター保守の料金表
機械の印刷速度
20~29枚
30~39枚
40~49枚

カウンター保守料金

コピー単価

モノクロ
カラー
モノクロ
カラー
モノクロ
カラー
1~3円
9~15円
1~2円
8~15円
1~2円
10~15円
月間推奨印刷枚数
少(2,000枚未満)
中(5,000枚未満)

多(8,000枚未満)

関連記事:【2018年保存版】コピー機(複合機) 「中古を購入」と「新品をリース」はどっちがお得?料金比較を大公開

中古複合機(コピー機)を購入した場合の保守料金

中古複合機を購入して、保守サービスを契約すると、新品をリースで導入した時と比べて、保守料金の単価が高くなります。相場にして、1.5~2倍程度となります。

中古複合機 カウンター保守の料金表
機械の印刷速度
20~29枚
30~39枚
40~49枚

カウンター保守料金

コピー単価

モノクロ
カラー
モノクロ
カラー
モノクロ
カラー
2.5~3.3円
18~23円
2.5~3.3円
18~23円
2.5~3.3円
18~23円
月間推奨印刷枚数
少(2,000枚未満)
中(5,000枚未満)

多(8,000枚未満)

関連記事:【2018年保存版】コピー機(複合機) 「中古を購入」と「新品をリース」はどっちがお得?料金比較を大公開

保守サービスの契約が必要になる目安

月間印刷枚数「3,000枚」が目安



リースで複合機(コピー機)を導入する場合、保守サービスは必ず契約することになります。


一方、中古で購入した場合は、ユーザーの任意となります。

中古ユーザーは、保守サービスを契約した方が良いのでしょうか?


実は、一つの目安があります。


中古複合機の普及機と言われる「毎分20~30枚程度の速度」を備える機械があります。

このクラスの機械を導入すると想定した場合、「月間3,000枚(一日150枚)」以上印刷するようであれば、保守サービスの契約を推奨しています。


また「毎分40枚以上の速度」を備える中高速機械については、印刷枚数が多くなることが想定されますので、月間印刷枚数に関わらず、保守サービスの契約を推奨しています。

保守サービスの契約方法やタイミング

保守サービスの契約は、複合機(コピー機)を購入するタイミングで一緒に行います。

機械の注文とは別に、専用の契約書を介して行います。

販売店によっては、後から契約することも可能

原則、保守サービスの契約は、購入後にはできませんが、一部の中古販売店では保守サービスのみの契約を受けることがあります。

つまり、購入後や他店で購入した複合機であっても保守サービスを提供するということです。


ただし、購入後に保守サービスを契約する場合は、点検費用や部品交換の費用が発生することを覚えておきましょう。

参考情報:他店購入品でも契約ができる、エーワンの保守サービス

保守サービスの注意点

保守サービスの注意点



保守サービスは、契約形態の違いもあり、さらに各販売店で独自にサービスを設計しているため、サービスの品質が異なります。


そのため、保守料金の安さで決めて契約をしてしまうと、失敗します。

料金が安いが、「サービスマンがメンテナンス(機械の点検)に来ない」、「修理対応が2日後になる」、といったようにサービスの質が悪くなることがあります。


料金だけでなく、サービスの細かい部分まで確認した上で契約をするようにしましょう。

保守サービスに関するよくある質問

最後に、保守サービスに関するよくある質問とその回答をまとめました。

「保守サービスは後から契約できますか?」

一部の中古販売店で契約が可能です。契約前に機械の点検と部品交換が必要になるため、費用が発生することがあります。

参考情報:他店購入品でも契約ができる、エーワンの保守サービス

「保守サービスは必ず契約しないといけませんか?」

リースで新品を導入する場合は、契約が必要です。

一方、中古を購入する場合は、任意になります。

当店の統計によると、中古ユーザーは、保守サービスに契約しない方が多いです。

「保守サービスはいつでも解約できますか?」

リースで複合機を導入した場合は、リース契約が満了するまで解約ができません。

中古の場合は、販売店との契約内容によって変わりますが、一般的にいつでも解約できるケースが多いです。

関連記事:【2018年保存版】コピー機(複合機) 「中古を購入」と「新品をリース」はどっちがお得?料金比較を大公開

「保守サービスを解約したら感光体ドラムを返さないといけませんか?」

リースで導入した複合機は、リース契約満了時に保守サービスを解約すると、感光体ドラムをメーカーに返却する必要があります。一般的に、感光体ドラムはメーカーの所有物となります。


一方、中古で購入した場合は、解約をしてもドラムの返却の必要はありません。


保守サービスの契約が出来る 中古コピー機を集めました!


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株式会社エーワン

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OA機器の整備、販売、買取を業としています。コピー機(複合機)、ファクス、シュレッダー、印刷機(輪転機)、紙折り機、丁合機の知見が深く、コピー機については保守や修理のサービスまで提供しています。

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